Эффективные финансовые презентации с помощью MS Power Point

Позвольте аудитории заметить содержимое слайдов, а не их смену

Редко кто с нетерпением ожидает просмотра финансовых презентаций. Вероятно, еще меньше людей выходят с таких презентаций с четким пониманием, что же выступавший пытался передать. Финансовые презентации могут быть скучными и трудными для просмотра и понимания. Как же вы можете сделать вашу презентацию более интересной, без того чтобы быть слишком милым или отвлекающимся от своей темы?

10 советов
Когда вы представляете финансовую информацию своим членам команды, инвесторам или другим группам, необходимо чтобы вы не просто передали базовую информацию, но и помогли аудитории анализировать и действительно понять ее. Чтобы сделать это, вы можете создать презентацию в MS Power Point, чтобы помочь сделать ваши мысли максимально понятными, чего порой не обычная словесная презентация или детальная распечатка.

Знайте тему, которую вы представляете, и уберите из презентации все, что отвлекает от нее. Научитесь тому, как правильный выбор шрифтов, форматов, фона может повлиять на разницу между тем собьете ли вы аудиторию с толку или поможете ей.
MS Office Power Point предоставляет много возможностей для презентации информации, научитесь как использовать их себе на пользу.

Парадокс Power Point
Power Point – это инструмент с практически бесконечными возможностями в создании и эксплуатации, в этом и кроется опасность! С такими возможностями выбора можно легко потерять ценное содержимое под слоем ослепительной презентации или создать такое количество слайдов, что времени на показ всех их времени просто не хватит. Ищите баланс!

Все дело в рассказе…
Финансовая презентация – это история, рассказ. Вы не просто показываете коллекцию таблиц Доходов-Расходов и страниц Баланса, вы рассказываете аудитории историю, которая ей необходима. Это может быть рассказ о новой компании с большими перспективами роста. Или это может быть рассказ о ситуации приближающихся рыночных изменений , несущих и опасности и возможности… Отбросьте все, что вам не поможет рассказывать убедительным, легко прослеживаемым способом. Расскажите свою историю просто и ясно.
Было проведено большое количество исследований о том, как лучше всего презентовать финансовые данные. Эксперты коммуникации, включая Дэвида Брукса (David Brooks) – мирового чемпиона соревнования Toastmasters по публичным выступлениям 1990 года, пришли к согласию о принципах эффективной презентации такого рода, и следующие 10 советов помогут вам сфокусироваться на вашем рассказе и презентовать финансовую информацию более эффективно.

Ограничивайте количество информации на каждом слайде
Большинство людей может легко видеть 5 – 6 слов в каждой строке и 5 – 6 строк на слайде. В применении к финансовым отчетам – вместо презентации полного отчета, сфокусируйтесь на главных показателях, с количеством столбцов от 4 до 6 и строк от 6 до 8. К примеру, таблица Доходов-Расходов легко читаемая на листе бумаги, на слайде больше похожа на таблицу определения остроты зрения.
FinPres01
Люди не могут прочесть или удержать в голове такое количество сложной информации на одном слайде. Слишком мелко, слишком много. Используйте слайды для иллюстрации ваших мыслей и предоставьте финансовым отчетам место в раздаточных материалах к презентации.

Используйте диаграммы
Вашей аудитории скорее всего будет сложно анализировать отчет с данными о 12 месяцах, однако они могут сразу визуализировать 12 месяцев продаж и прибыли в одной диаграмме. Аналогично, вы можете использовать диаграмму чтобы показать как менялись продажи в различных областях.
В зависимости от необходимых выводов, вы можете использовать круговые диаграммы, чтобы показать соотношение отдельных показателей в общем достижении, или графиками продемонстрировать, что несмотря на снижение продаж в услугах, продажи продукции более чем высоки и общая прибыль возрастает.
Если только вы не сравниваете результаты, к примеру на 2-х круговых диаграммах, используйте только 1 диаграмму на каждом слайде. И сделайте диаграмму как можно больше на слайде, для лучшей видимости.
FinPres02 FinPres03
Используйте легко читаемый шрифт и размер
Некоторые эксперты рекомендуют шрифты специально созданные для онлайн просмотра – такие как Tahoma и Verdana, а другие вероятно выберут “читабельные” классические шрифты как Goudy. Помните, витиеватые или очень угловатые шрифты трудно читать на слайдах. Постарайтесь придерживаться размера шрифта 32 или больше.
Текстовые объекты WordArt (с дополнительными эффектами и оформлением) имеют право на жизнь, однако скорее не в финансовых презентациях, где это смотрится как признаки аматорского (любительского) искусства, особенно если надписи сжаты, скручены или еще хуже анимированы.

Будьте аккуратнее с эффектами при смене слайдов
Отдельные эффекты могут быть веселыми, однако они могут отвлекать во время финансовой презентации. Другие могут смотреться с трудом, особенно если это смена слайдов, содержащих в основном цифры.
Наш эксперт Брукс предпочитает “Наплыв вправо”, тем не менее он говорит “Важная идея в том чтобы выбрать один вид смены слайдов и придерживаться его все время.” Некоторые эксперты рекомендуют различные виды смены слайдов между главными темами. В большинстве случаев лучше ошибаться в пользу простоты. Пусть аудитория заметит содержимое слайдов вместо эффектов по их смене. Помните, если что-то не работает на пользу рассказу презентации, значит оно скорее отвлекает, и ничто так не отвлекает как фанфары при смене слайдов празднующие нажатие кнопки Следующий.

Выбирайте высококонтрастные фоны и цвета
Согласно Бруксу, вы не можете ошибиться, выбрав черный или темно синий фон с белым или слегка желтым текстом. Некоторые люди предпочитают черный текст на белом фоне; хотя белый фон и немного жестче, такой вариант смотрится легче в комнате где больше света. Бонус: если вы используете черный текст на белом фоне, вам не нужно приглушать освещение настолько, чтобы потерять половину аудитории в легкой дреме.
Если в добавляете фоновый дизайн, оставляйте его простым и убедитесь, что он не пересекается или загораживает вашу информацию. Также оценивайте качество проекционной системы, которую будете использовать. Красивые фоновые темы и цвета могут не выглядеть так же хорошо на большом экране как на мониторе компьютера – еще один повод придерживаться простоты при выборе фона.

Используйте пустой или черный экраны между иллюстрированными идеями
Когда действие происходит не на экране не сомневаясь вставляйте пустой экран или временно затемняйте экран. Таким образом фокус будет на вас и вашем сообщении, а не на предыдущем или следующем слайде.

Проверьте случайные комбинации цветов или символов
Без лишних слов, избегайте использования розовых или пурпурных цветов в финансовых презентациях, кроме разве что в компании по производству кукол. Если это не рождественский бутик, держитесь подальше от сочетания зеленого с красным. Аналогично, избегайте несоответствующих фоновых форм, как например форма напоминающая знак СТОП на позитивном слайде финансовой презентации.
FinPres04 FinPres05

Предоставляйте полезные раздаточные материалы
Хорошая презентация Power Point редко порождает полезный раздаточный материал без некоторых изменений. Если вы сохраните слайды неизменными при печати – 5-6 слов в 5-6 строках на слайд, 1 слайд на страницу – это потребует уйму бумаги и текст будет так велик, что будет напрягать зрение. Единственный выход – печать более чем слайд на странице:
• Спрячьте любые слайды, которые не хотите печатать
• На закладке Слайды в виде Нормальный сделайте одно из:
o Для выбора несмежных слайдов, кликнуть на слайде, и далее нажав Ctrl кликать на каждом следующем
o Для выбора смешных слайдов, кликнуть на слайде, и далее нажав Shift кликнуть на последнем слайде
• В меню Показ слайдов выбрать Спрятать слайд, рядом со спрятанными слайдами появится специальная иконка-пометка спрятанного слайда
• В меню Файл выбрать Предварительный просмотр
• Чтобы установить верхний и нижний колонтитулы в меню Параметры выбрать пункт Колонтитулы
• На панели предварительного просмотра в поле выбора Печатать следующее выбираем Выдачи с необходимым количеством
• Страница с 2 – 4 слайдами обычно выглядит хорошо
FinPres06
Также раздаточные – это место для всех ссылок, детальных графиков и любой другой информации, которая слишком сложна для наблюдателей презентации для просмотра в виде слайдов, или той, что им необходимо унести с собой.
Воздержитесь выдачи более чем 1-2 листов в начале презентации – некоторые участники не в состоянии сопротивляться заглядыванию вперед, отвлекая себя самих и людей рядом с ними.

Приходите на презентацию заранее
Позвольте себе иметь свободное время для того чтобы убедиться что все работает. Вам же не хочется искать удлинители и другие провода когда аудитория уже пребывает?

Ближе к делу
Помните, что ваша аудитория – это занятые и интеллектуальные люди. Сделайте свои акценты, донесите свои мысли, знайте когда остановиться и позволить им самостоятельно прочитать раздаточные материалы.

Следуя этим советам от профессионалов вы сможете более эффективно готовить и проводить финансовые презентации. И когда вы увидите, что ваша аудитория действительно пронимает то, что вам необходимо ей рассказать, вы сами поймете, что ваша презентация успешна!